Algemeen

De hierna volgende informatie betreft de bescherming van uw persoonsgegevens. Om het begrip ervan te vergemakkelijken geven we ze in de vorm van antwoorden op de belangrijkste vragen omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens.

Deze verklaring is bedoeld om toe te lichten hoe het College van de hoven en rechtbanken en de directiecomités van de rechtbanken die het vertegenwoordigt uw persoonsgegevens verwerken. Dat kan gebeuren bij verschillende gelegenheden: bijvoorbeeld wanneer u onze website bezoekt, bij contacten met het personeel van de hoven en rechtbanken of in het kader van het beheer van uw gerechtelijk dossier.

U moet weten dat, naargelang de omstandigheden, onder meer de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (AVG) van 27 april 2016, Richtlijn 2016/680 van het Europees Parlement en van de Raad van 27 april 2016 en de wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van 30 juli 2018 van toepassing kunnen zijn op de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij wijzen erop dat wij geen beheerder zijn van het Rijksregister en het Strafregister.

Wie zijn wij?

In deze verklaring verwijzen de termen “wij”, “ons”, “onze”, “rechtscolleges”, “hoven en rechtbanken” of “College” naar het College van de hoven en rechtbanken en naar de rechtscolleges die het vertegenwoordigt.

Het College van de hoven en rechtbanken en zijn steundienst helpen de hoven en rechtbanken onder meer door ten aanzien van externe actoren op te treden als spreekbuis van het management van de hoven en rechtbanken of door ondersteuning te bieden bij het beheer van de hoven en rechtbanken.

De hierna volgende informatie betreft dan ook enerzijds de gegevensverwerkingen door het College van de hoven en rechtbanken en anderzijds gegevensverwerkingen door de rechtscolleges die het College vertegenwoordigt. Dat zijn de vredegerechten, de politierechtbanken, de rechtbanken van eerste aanleg, de ondernemingsrechtbanken, de arbeidsrechtbanken en de hoven van beroep.

Hoe kan u ons contacteren?

Voor alle vragen in verband met de bescherming van uw persoonsgegevens kan u ons een bericht sturen met daarbij een kopie van uw gehandtekend identiteitsbewijs.

U kan ons langs elektronische weg bereiken, op het volgende e-mailadres:

U kan ons uw vragen ook per post toesturen, op het volgende adres:

  • Steundienst van het College van de hoven en rechtbanken

Bescherming persoonsgegevens

Themisgebouw, 9de verdieping - Waterloolaan 70, 1000 Brussel

Elke gegronde aanvraag zal worden behandeld binnen de 30 kalenderdagen. Als de aanvraag complex is of als onze diensten een groot aantal aanvragen te behandelen krijgen, kan die termijn worden verlengd met 60 dagen.

Welk soort gegevens wordt door ons verwerkt?

In het kader van onze opdrachten moeten wij zowel “niet persoonlijke gegevens” (zoals “geanonimiseerde gegevens”), “persoonsgegevens” als “bijzondere categorieën van persoonsgegevens” inzamelen en verwerken.

Persoonsgegevens en betrokkene

  • “Persoonsgegevens”: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voorbeelden: de familienaam van een persoon, zijn beroep, zijn opleidingsniveau, zijn e-mailadres, zijn IP-adres, zijn cookies, enz.
  • In de regelgeving inzake gegevensbescherming is ook sprake van “de betrokkene”: de persoon op wie de verwerkte gegevens betrekking hebben - ongeacht of die persoon geïdentificeerd of identificeerbaar is.
  • “geïdentificeerde persoon”: persoon van wie de identiteit gekend is. “Identiteit”: het geheel van kenmerken die ten aanzien van de burgerlijke stand toelaten om een persoon te herkennen en zijn individualiteit ten aanzien van de wet vast te stellen.
  • “Identificeerbare persoon”: als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of aan de hand van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
  • “Gevoelige persoonsgegevens”, hierna “bijzondere categorieën van persoonsgegevens” genoemd: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken, gegevens over gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid (alsook genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon).
  • “Geanonimiseerde gegevens”: persoonsgegevens waarop een procedé werd toegepast waardoor identificatie onmogelijk wordt. De regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens heeft geen betrekking op geanonimiseerde gegevens. De bedoeling van anonimisering is dus om burgers en hun gegevens te beschermen, ook al boeten de gegevens daardoor in aan statistische waarde of worden ze minder relevant of nuttig voor het onderzoek.  Bijvoorbeeld: een rechterlijke beslissing waarin de identiteitsgegevens van de rechtzoekenden (naam, geslacht, leeftijd, telefoonnummer, enz.) alsook datums, plaatsen en dergelijke zijn geschrapt. De omzetting van persoonsgegevens in geaggregeerde statistische gegevens (door sortering en bundeling van bepaalde variabelen) garandeert de anonimisering ervan en heeft een bepaald nut op vlak van onderzoek en beheer. Een voorbeeld: men zal kunnen zeggen dat het aantal uitgesproken rechterlijk beslissingen in een rechtscollege lambda in de maand juni 200 % hoger ligt dan in de maand juli.
  • “Gepseudonimiseerde gegevens”: persoonsgegevens die op zodanige wijze zijn verwerkt dat de persoonsgegevens niet meer aan een specifieke betrokkene kunnen worden gekoppeld zonder gebruik te maken van aanvullende gegevens. Voorbeeld: een rechterlijke beslissing waarin de namen van de personen werden geschrapt of gewijzigd.

Wat is verwerking van persoonsgegevens?

  • Het begrip “verwerking” van persoonsgegevens omvat allerlei bewerkingen zoals het verzamelen, vastleggen, wijzigen, structureren, opslaan, raadplegen, opvragen, gebruiken, wissen, doorzenden, enz.

In het kader van onze opdrachten moeten wij uw persoonsgegevens dus op verschillende manieren verwerken. Enkele voorbeelden:

  • het invoeren van uw naam en voornaam in ons informaticasysteem bij het openen van uw gerechtelijk dossier wanneer u een geding inleidt bij een gerecht of wanneer iemand een geding inleidt waar u ook bij betrokken bent;
  • het ophalen en het opslaan van uw IP-adres wanneer u op deze website bezoekt informatie opzoekt over onze opdrachten;
  • het raadplegen van uw postadres in het rijksregister (om u kennis te kunnen geven van een rechterlijke beslissing die u aanbelangt);
  • het gebruik van uw e-mailadres (om een vraag te beantwoorden die u ons gestuurd hebt via het contactformulier);
  • opname en opslag van videobewakingsbeelden van de ingangen van onze lokalen;
  • administratieve verrichtingen zoals het bijhouden van documentatie over onze leveranciers (met namen, adressen en soort diensten);
  • het bewaren van gegevens die u ons meedeelt in het kader van een spontane sollicitatie of in antwoord op een werkaanbieding.

Zo moeten wij uw persoonsgegevens dus verwerken:

  • wanneer u onze lokalen bezoekt;
  • wanneer u ons contacteert per telefoon, per post, per e-mail of langs een andere elektronische weg;
  • bij gebruik van of interactie met onze internetdiensten
  • wanneer u rechtstreeks informatie meedeelt aan ons personeel;
  • wanneer die verwerking noodzakelijk is voor de instelling, de uitoefening of de onderbouwing van een rechtsvordering (ongeacht of er een geding werd ingeleid op uw initiatief of niet).

Met welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?

Over het algemeen worden uw persoonsgegevens verwerkt om:

  • u te informeren (of te antwoorden in uw taal);
  • uw vragen te beantwoorden;
  • onze opdrachten van algemeen belang te vervullen;
  • een wettelijke of contractuele verbintenis na te leven;
  • ons management en onze diensten te verbeteren (gegevensverwerking in het kader van de arbeidsverhoudingen of voor statistische doeleinden).

Op welke gronden berusten die verwerkingen?

Volgens artikel 5 van de AVG worden uw gegevens verwerkt overeenkomstig de volgende beginselen:

  • Uw gegevens worden rechtmatig, behoorlijk en transparant verwerkt.
  • Wij waken erover dat enkel de strikt noodzakelijke persoonsgegevens worden verzameld gelet op de welbepaalde (uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde) doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is gelet op de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • De verzamelde persoonsgegevens zijn juist, zoniet worden alle redelijke maatregelen genomen opdat de onjuiste persoonsgegevens worden gewist of gerectificeerd.
  • Uw gegevens worden op een dusdanige manier verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is.

 

Overeenkomstig artikel 6 van de AVG gebeuren gegevensverwerkingen doorgaans wanneer het noodzakelijk is:

  • voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen;
  • voor de instelling, de uitoefening of de onderbouwing van een rechtsvordering (of wanneer de hoven en rechtbanken optreden in het kader van hun rechtsbevoegdheid);
  • om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
  • met het oog op de uitvoering van verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten van de verwerkingsverantwoordelijke of de betrokkene op het gebied van het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht;
  • voor archiveringsdoeleinden in het algemeen belang of statistische doeleinden.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

De duur van bewaring van uw persoonsgegevens hangt af van de soort gegevens alsook van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig.

Indien u meent dat wij persoonsgegevens van u bewaren die niet meer relevant zijn (bijvoorbeeld in geval van een sollicitatie die niet tot aanwerving leidde), dan kan u contact met ons opnemen om de verwijdering van die gegevens te vragen.

Ziehier enkele voorbeelden van opslagperioden volgens de soort persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt:

  • IP-adressen: 12 maanden;
  • cookies: 13 maanden;
  • e-mails uitgewisseld via ons digitaal contactformulier: 24 maanden;
  • gerechtelijke dossiers en rechterlijke beslissingen: 10 tot 30 jaar volgens de voorwaarden vastgelegd in een ministeriële omzendbrief.

Hoe zit het met de verantwoordelijkheid voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

  • De “verwerkingsverantwoordelijke” is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Alle specifieke vragen met betrekking tot één of meerdere verwerkingen kunnen gericht worden aan het College van de hoven en rechtbanken en als de vraag behoort tot de bevoegdheid van een ander bestuur (zoals bijvoorbeeld de FOD Justitie) dan verwittigen we u daarvan en bezorgen we u de gegevens van het bestuur waar u uw vraag aan kan stellen.

Welke veiligheidsmaatregelen worden er ingezet om persoonsgegevens te beschermen?

Wij doen ons best om aangepaste beveiligingsmaatregelen te nemen om de persoonsgegevens die we verwerken te beschermen tegen onder meer vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde toegang, verstrekking of gebruik. De dienstverstrekkers die wij hebben gekozen als onderaannemer werden nauwgezet geselecteerd en kregen de verplichting opgelegd om de nodige maatregelen te nemen om een passende beveiliging te garanderen van uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt.

De aangewende beveiligingsmiddelen zijn zeer gevarieerd. Bijvoorbeeld software en firewallmateriaal waarmee we ons informaticanetwerk kunnen beveiligen door te bepalen welke types van communicatie zijn toegelaten. Uit veiligheidsoverwegingen worden geen details vertrekt over die maatregelen. Ook voor onze personeelsleden die uw persoonsgegevens verwerken zijn de procedures voor toegang tot de informatie strikt bepaald. Bovendien hebben we procedures ingevoerd die moeten worden gevolgd in geval van (accidentele of doelbewuste) inbreuken op gegevens; en desgevallend zal u of de bevoegde overheid van de situatie op de hoogte worden gebracht. Tenslotte werd ons personeel gesensibiliseerd omtrent de voornaamste uitdagingen op vlak van gegevensbescherming en ontving het instructies en een gedragscode die moeten worden nageleefd.

Gebruik van cookies

  • “Cookie“: een klein bestandje dat door de site die u bezoekt  op uw toestel wordt geplaatst waardoor de ontwikkelaars van die site gebruikersgegevens kunnen bewaren om uw bezoek te vergemakkelijken en bepaalde functies aan te bieden. Cookies zijn eenvoudige, niet uitvoerbare tekstbestanden; ze zijn dus geen spyware. Er zijn verschillende categorieën van cookies, onder meer voor het beheer van de browsersessies, het personaliseren van de manier waarop de informatie wordt gecommuniceerd en tracking.

Onze site gebruikt alleen cookies die geen toestemming van de internetgebruiker vereisen. Die informatie houdt geen verband met uw persoon en zal nooit worden gebruikt om een burgerprofiel op te maken.

Ziehier een overzicht van de cookies die wij gebruiken en hun functie:

  • Statistische cookies (van Google Analytics) voor het opslaan van statistieken m.b.t. de site: _ga, _gid, _gat. Die gegevens worden enkel verwerkt om het aantal gebruikers van de verschillende onderdelen van de site te kennen en om de diensten inhoudelijk te verbeteren. Bovendien worden die gegevens op een geanonimiseerde wijze verzameld.

U kan het gebruik van cookies uitschakelen of beheren in de instellingen van uw browser. Als u instemt met het gebruik van cookies moet u weten dat die naar derden kunnen worden doorgestuurd met het oog op de levering van de hierboven vermelde diensten.

Voor meer informatie daarover verwijzen wij naar ons cookiebeheerbeleid.

Doorgiften en mededelingen van uw persoonsgegevens

Behoudens in bepaalde gevallen en/of uitzonderlijke omstandigheden zijn de zittingen van de hoven en rechtbanken openbaar. Dat is een verplichting opgelegd in de Belgische Grondwet om een open justitie te waarborgen die kan worden gecontroleerd door de burger en door de pers. De gegevensbescherming kan dan ook niet worden ingeroepen om die verplichting van de hoven en de rechtbanken, die in het kader van hun rechtsbevoegdheid een opdracht van algemeen belang uitvoeren, niet na te leven.

Overigens kunnen wij in bepaalde strikt door de wet omschreven gevallen verplicht zijn om uw persoonsgegevens door te sturen binnen het gerechtssysteem en daarbuiten. Het gaat dan bijvoorbeeld om de volgende bestemmelingen:

  • partijen bij een geding en hun wettelijke vertegenwoordigers;
  • getuigen bij een openbare terechtzitting;
  • het publiek bij een openbare terechtzitting;
  • deskundigen, taalkundigen en anderen voor zover het noodzakelijk is voor de rechtspleging;
  • andere hoven en rechtbanken;
  • de pers;
  • overheidsinstanties.

We kunnen ook verplicht zijn uw persoonsgegevens door te sturen naar buitenlandse hoven en rechtbanken wanneer het noodzakelijk is voor de rechtsbedeling / de gerechtelijke samenwerking of wanneer we een wettelijke verplichting moeten naleven. Om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen gebeuren die doorgiften in overeenstemming met het Europees en het Belgisch recht.

Tenslotte kunnen uw persoonsgegevens ook worden gepubliceerd in gerechtelijke beslissingen. Dat is een verplichting opgelegd in de Belgische Grondwet om een open justitie te waarborgen die kan worden gecontroleerd door de burger en door de pers. De bescherming van gegevens kan dan ook niet worden ingeroepen om die verplichting van de hoven en rechtbanken, die handelen in het kader van hun rechtsbevoegdheid die van openbaar belang is, niet na te leven. Wanneer de mededeling van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is kunnen er vóór de mededeling ervan aan bepaalde bestemmelingen (onder meer in de vorm van gerechtelijke beslissingen) maatregelen worden genomen zoals het pseudonimiseren. Zo kan het bijvoorbeeld dat aan enerzijds een partij in een geding een kopie van een vonnis of een arrest wordt meegedeeld waarin uw persoonsgegevens voorkomen en anderzijds aan de uitgever van een juridisch tijdschrift een kopie van het vonnis of het arrest waarin uw persoonsgegevens werden gepseudonimiseerd; dat wil zeggen dat uw naam en voornaam werden vervangen door initialen en dat alle inlichtingen die zouden toelaten om u te identificeren - zoals uw adres, uw band met een bepaalde gemeenschap, enz. - werden veranderd.

Wat zijn uw rechten?

Als betrokkene hebt u verschillende rechten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens. Ziehier een samenvattend overzicht van uw rechten:

  • Informatie en toegang: u hebt recht op transparantie over de uitgevoerde verwerkingen alsook om op de hoogte te zijn van uw rechten. U hebt het recht om te vragen kennis te kunnen nemen van de u betreffende persoonsgegevens die een verwerkingsverantwoordelijke bezit. U hebt het recht een kopie te vragen van de u betreffende persoonsgegevens die worden bewaard. U moet echter weten dat er uitzonderingen kunnen zijn op dat recht.

Zo kan een verzoek om toegang worden afgewezen als wij een wettelijke verplichting hebben om die informatie niet vrij te geven (bijvoorbeeld in het geval van een strafrechtelijke procedure, om het goede verloop daarvan niet in gevaar te brengen). Er kan u eventueel toegang worden verleend tot uw persoonsgegevens die door bepaalde hoven en rechtbanken werden verwerkt in het kader van hun rechtsbevoegdheid en overeenkomstig hun regels en procedures. Daarvoor dient u zich tot het betreffende rechtscollege te wenden.

  • Rectificatie: wij doen on best om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens steeds volledig, bijgewerkt en juist zijn. Als u een fout vaststelt in uw gegevens, dan mag u contact met ons opnemen zodat wij het nodige kunnen doen voor de verbetering daarvan.
  • Wissing: onder bepaalde voorwaarden kan u vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist. Dat recht is echter niet van toepassing wanneer de verwerking bijvoorbeeld noodzakelijk is voor de instelling, de uitoefening of de onderbouwing van een rechtsvordering. Als u bijvoorbeeld wenst dat we uw persoonsgegevens wissen na een sollicitatie, dan kan u steeds contact met ons opnemen. U moet wel weten dat we een wettelijke verplichting hebben om bepaalde gegevens te bewaren. (Zo worden in de regel bijvoorbeeld uw gerechtelijk dossier of rechterlijke uitspraken bewaard.)
  • Bezwaar: in bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld bij verwerkingen van persoonsgegevens voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag heeft u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens met inbegrip van profilering op basis daarvan. De verwerkingsverantwoordelijke staakt dan de verwerking van de persoonsgegevens tenzij hij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen, zoals de instelling, de uitoefening of de onderbouwing van een rechtsvordering.

Houd er in verband met uw gerechtelijk dossier of rechterlijke beslissingen die u aangaan, en de verwerkingen van persoonsgegevens die daar verband mee houden, rekening mee dat naargelang het geval uw rechten en sommigen plichten i.v.m. met de verwerkingsverantwoordelijkheid beperkt kunnen worden om de onafhankelijkheid van het gerecht en het goede verloop van de rechtsgedingen te waarborgen.

Klachten

Als u meent dat wij uw gegevens niet hebben verwerkt overeenkomstig de geldende regelgeving dan kan u een klacht indienen.

Wanneer we uw gegevens hebben verwerkt buiten het kader van onze rechtsbevoegdheid (bijvoorbeeld nadat u bij ons heb gesolliciteerd) dan is de bevoegde toezichthoudende overheid de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wanneer we uw persoonsgegevens hebben verwerkt in het kader van onze rechtsbevoegdheid (bijvoorbeeld in het geval van een rechterlijke bescherming), dan is de Gegevensbeschermingsautoriteit niet bevoegd om die verwerkingen te controleren. In dat geval kan u rechtstreeks contact opnemen met het College van de hoven en rechtbanken of, als u wil, met de Hoge Raad voor de Justitie die in het belang van de burger toezicht uitoefent op de werking van de rechterlijke orde.

De Gegevensbeschermingsautoriteit

Langs elektronische weg:

per post:

  • Gegevensbeschermingsautoriteit
    Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Het College van de hoven en rechtbanken

Per e-mail:

per post:

  • Steundienst van het College van de hoven en rechtbanken

Bescherming persoonsgegevens

              Themisgebouw, 9de verdieping - Waterloolaan 70, 1000 Brussel

De Hoge Raad voor de Justitie

Langs elektronische weg:

per post:

  • Hoge Raad voor de Justitie
    IJzerenkruisstraat 67, 1000 Brussel

Wijzigingen

Het kan gebeuren dat wij wijzigingen moeten aanbrengen aan deze verklaring inzake bescherming van uw persoonsgegevens, in het bijzonder omwille van de updating van onze veiligheidsmaatregelen.